Otorite kontrolü, bilgi biliminde kütüphanecilikte katalog ve bibliyografik bilgilerin tek ve eşsiz bir ad verilerek düzenlenmesi sürecine verilen isimdir.^[1][2][3] Otorite kontrolündeki otorite kelimesi, insanların, yerlerin, şeylerin ve kavramların isimlerinin yetkilendirildiği, yani belirli bir biçimde oluşturulduğu fikrinden türemiştir.^[4][5][6] Farklı adlarla anılan aynı kişinin ya da aynı isme sahip farklı kişilerin tek bir eşsiz numara ile tanımlanarak karışıklıkların önlenmesini amaçlar. Bazı ülke ve kuruluşlar kendilerine özgü otorite kontrol sistemleri geliştirmişlerdir. Bu türünün tek örneği olan başlıklar veya tanımlayıcılar, ilgili otorite dosyasını kullanan kataloglar boyunca tutarlı bir şekilde uygulanır ve bağlantılar ve çapraz referanslar gibi diğer veri düzenleme yöntemleri için uygulanır.^[7][8] Her kontrollü giriş, kapsamı ve kullanımı açısından bir otorite kaydında tanımlanır ve bu düzenleme, kütüphane personelinin kataloğu korumasına ve araştırmacılar için uygun hale getirmesine yardımcı olur.^[9]

Katalogcular her konuya - yazar, konu, seri veya şirket gibi - belirli bir benzersiz tanımlayıcı veya başlık terimi atar ve daha sonra aynı konuya yapılan tüm referanslar için tutarlı, benzersiz ve açık bir şekilde kullanılır; bu da farklı yazımlardan, harf çevirilerinden, takma adlardan veya takma adlardan kaynaklanan varyasyonları ortadan kaldırır.^[10] Benzersiz başlık, kullanıcıları ilgili veya eş konumlu konular da dahil olmak üzere tüm ilgili bilgilere yönlendirebilir.^[10] Otorite kayıtları bir veritabanında birleştirilebilir ve otorite dosyası olarak adlandırılabilir ve bu dosyaların yanı sıra içlerindeki diğer dosyaları "mantıksal bağlantıları"^[11] korumak ve güncellemek kütüphanecilerin ve diğer bilgi katalogcularının işidir. Buna göre otorite kontrolü, kontrollü kelime dağarcığının ve bibliyografik kontrolün bir örneğidir.

Teorik olarak herhangi bir bilgi parçası, kişisel ve kurumsal isimler, standart başlıklar, konulacak seri adları ve konular gibi otorite kontrolüne uygun olsa da,^[2][3] kütüphane katalogcuları genellikle yazar adlarına ve eser başlıklarına odaklanır. Geleneksel olarak, dünya çapında en yaygın kullanılan otorite dosyalarından biri Kongre Kütüphanesi konu başlıklarıdır. Daha yakın zamanlarda, Vikipedinin makalelerine ve kategorilerine bağlantılar, ansiklopedinin popülaritesi nedeniyle bir otorite dosyası olarak işlev görmeye başlamıştır; burada her makale, diğer otorite dosyalarına benzer şekilde dikkate değer bir konu veya kavramdır.^{[kaynak belirtilmeli]}

Zaman geçtikçe bilgi değişir ve yeniden düzenleme ihtiyacı ortaya çıkar. Bir görüşe göre, otorite kontrolü mükemmel ve kusursuz bir sistem yaratmak değil, bu değişikliklere ayak uydurmak ve kullanıcıların bilgiyi bulmalarına yardımcı olma görevine "yapı ve düzen" getirmeye çalışmak için devam eden bir uğraşıdır.^[9]

• Daha iyi araştırma. Otorite kontrolü, araştırmacıların belirli bir konuyu daha az çaba harcayarak anlamalarına yardımcı olur.^[10] İyi tasarlanmış bir dijital katalog/veritabanı, bir araştırmacının bir girdinin birkaç kelimesini sorgulayarak önceden belirlenmiş terimi veya ifadeyi getirmesini sağlar, böylece doğruluğu artırır ve zaman kazandırır.^[12]
• Aramayı daha öngörülebilir hale getirir.^[13] Bir web tarayıcısında "ve" veya "değil" veya "veya" veya diğer Boole'ca operatörleri kullanılarak anahtar kelime araması ile birlikte kullanılabilir.^[11] Belirli bir aramanın ilgili öğeleri döndürme şansını artırır.^[12]
• Kayıtların tutarlılığı.^[14][15][16]
• Bilginin organizasyonu ve yapısı.^[10]
• Katalogcular için verimlilik. Otorite kontrol süreci yalnızca belirli bir konuyu araştıran araştırmacılara yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda katalogcuların da bilgileri düzenlemesine yardımcı olabilir. Katalogcular yeni materyalleri kategorize etmeye çalışırken otorite kayıtlarını kullanabilir, çünkü hangi kayıtların daha önce kataloglandığını görebilir ve böylece gereksiz işlerden kaçınabilirler.^[10][11]
• Kütüphane kaynaklarını maksimize eder.^[10]
• Kataloğun bakımı daha kolaydır. Bu sayede katalogcular hataları tespit edebilir ve düzeltebilir. Bazı durumlarda, yazılım programları kataloğu korumakla görevli çalışanları otomatik temizleme gibi devam eden görevleri yapmaları için destekler.^[17] Metaveri yaratıcılarına ve kullanıcılarına yardımcı olur.^[12]
• Tek tük hatalar. Bazen kalite kayması olarak da bilinen, zaman içinde birikebilen yazım hataları veya yazım yanlışlarından kaynaklanan hataların yakalanmasına yardımcı olabilir. Örneğin, makineler "İlkokul "öğretmenleri" ve "Balkabakları" gibi yazım hatalarını yakalayabilir ve bu hatalar kütüphane personeli tarafından düzeltilebilir.^[9]

Bazen bir katalogda, sadece bir kişi veya konu için farklı isimler veya yazılışlar vardır.^[10][13] Bu çeşitlilik araştırmacıların ilgili bilgileri gözden kaçırmasına neden olabilir. Otorite kontrolü, katalogcular tarafından mantıksal olarak birbirine ait olan ancak kendilerini farklı şekilde sunan materyalleri bir araya getirmek için kullanılır. Kayıtlar, belirli bir eserin tüm versiyonlarını, bu versiyonlar farklı başlıklar altında yayınlanmış olsa bile tek bir başlık altında bir araya getiren tek tip başlıklar oluşturmak için kullanılır. Otorite kontrolü ile tercih edilen tek bir isim tüm varyasyonları temsil eder ve farklı varyasyonları, yazılışları ve yazım hatalarını, büyük ve küçük harf varyasyonlarını, farklı tarihleri ve benzerlerini içerir. Örneğin, Vikipedi de 3. Charles'ın ilk eşi Diana, Galler Prensesi maddesi ve Prenses Diana gibi çok sayıda başka tanımlayıcı ile tanımlanır, ancak hem Prenses Diana hem de Diana, Galler Prensesi aynı kişiyi tanımlar, bu nedenle hepsi aynı ana maddeye yönlendirilir; genel olarak, tüm otorite kayıtları tutarlılık için tercih edilen bir başlık seçer. Çevrimiçi bir kütüphane kataloğunda, çeşitli girişler aşağıdaki gibi görünebilir:^[2][3]

1. Diana. (1)
2. Diana, Galler Prensesi. (1)
3. Diana, Galler Prensesi, 1961–1997. (13)
4. Diana, Galler Prensesi 1961–1997. (1)
5. Diana, Galler Prensesi, 1961–1997. (2)
6. DIANA, GALLER PRENSESİ, 1961–1997. (1)
7. Diana (Galler prensesi) (1)
8. Diana, (Galler prensesi) (1)
9. Galler Prensesi Diana (1)

Bu terimler aynı kişiyi tanımlamaktadır. Buna göre, otorite kontrolü bu girişleri bazen erişim noktası olarak adlandırılan tek bir benzersiz girişe veya resmi olarak yetkilendirilmiş başlığa indirger: Galler Prensesi Diana 1961-1997.^[18]

Genellikle, farklı ülkelerdeki farklı kütüphaneler tarafından kullanılan farklı otorite dosya başlıkları ve tanımlayıcıları vardır, bu da muhtemelen karışıklığa davetiye çıkarır, ancak karışıklığı azaltmaya çalışmak için uluslararası düzeyde farklı yaklaşımlar vardır. Bu tür karışıklıkları önlemeye yönelik uluslararası çabalardan biri, belirli bir konu için tek bir başlık sağlamaya yönelik ortak bir girişim olan Uluslararası Sanal Otorite Dosyası'dır (VIAF). Bu, Almanca konuşulan ülkelerdeki birçok kütüphane ve Amerika Birleşik Devletleri Kongre Kütüphanesi tarafından ortaklaşa sürdürülen ve kullanılan Tümleşik Otorite Dosyası (GND) gibi dünya çapındaki farklı otorite dosyalarındaki bilgileri standartlaştırmanın bir yoludur. Amaç, dünya çapında tek bir sanal otorite dosyası oluşturmaktır. Örneğin, Prenses Diana için GND'deki kimlik 118525123 (tercih edilen isim: Diana < Wales, Prinzessin>) iken, Birleşik Devletler Kongre Kütüphanesi Diana, Princess of Wales, 1961-1997 terimini kullanır; diğer otorite dosyalarının başka seçenekleri vardır. Tüm bu varyasyonlar için Uluslararası Sanal Otorite Dosyası seçimi VIAF ID: 107032638 - yani tüm bu varyasyonları temsil eden ortak bir sayıdır.^[18]

Türkçe Vikipedi de "Diana (Galler prensesi)" terimini tercih ediyor, ancak onunla ilgili maddenin altında, referans amaçlı çeşitli uluslararası kataloglama çalışmalarına bağlantılar var.

Bazen iki farklı yazar aynı isim altında yayınlanabilmektedir.^[10] Bu durum, başka bir ünvanla veya ortak bir tek tip ünvanla aynı olan bir ünvan varsa meydana gelebilir.^[10] Bu da karışıklığa neden olabilir. Farklı yazarlar, örneğin isimlerden birinin ikinci ismi eklenerek birbirlerinden doğru bir şekilde ayırt edilebilir; ayrıca, konuyu netleştirmek için girişlerden birine doğum yılı, ölüm yılı, kişinin etkin olduğu 1918-1965 gibi aktif yıllar aralığı veya kısa bir tanımlayıcı sıfat gibi başka bilgiler de eklenebilir. Katalogcular benzer veya aynı başlıklara sahip farklı konularla karşılaştıklarında, otorite kontrolünü kullanarak bunları ayırt edebilirler.

Bir bibliyografik katalogda otorite kontrolünü uygulamanın alışılmış bir yolu, ana katalogda kullanılan başlıklarla ilgili ve onları yöneten ayrı bir otorite kayıtları dizini oluşturmaktır. Bu ayrı dizin genellikle "otorite dosyası" olarak adlandırılır. Belirli bir kütüphanedeki (ya da giderek artan bir şekilde kataloglama konsorsiyumundaki) katalogcular tarafından alınan tüm kararların indekslenebilir bir kaydını içerir ve katalogcular başlıklar hakkında karar verirken ya da kararlarını gözden geçirirken bu kayıtlara başvururlar. Sonuç olarak, kayıtlar belirli bir tercih edilen başlığı oluşturmak için kullanılan kaynaklar hakkında belgeler içerir ve başlığı araştırırken keşfedilen ve yararlı olabilecek bilgileri içerebilir.^[17]

Otorite dosyaları belirli bir konu hakkında bilgi sağlarken, birincil işlevleri bilgi sağlamak değil, organize etmektir.^[17] Belirli bir yazarın veya unvanın benzersiz olduğunu ortaya koyacak kadar bilgi içerirler, ancak hepsi bu kadardır; ilgisiz ancak ilginç bilgiler genellikle hariç tutulur. Uygulamalar uluslararası düzeyde farklılık gösterse de, İngilizce konuşulan dünyada otorite kayıtları genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:

• Başlıklar, resmi ve yetkili versiyon olarak seçilen tercih edilen başlığı gösterir. Başlığın benzersiz olması önemlidir; aynı başlıkla bir çelişki varsa, ikisinden birinin seçilmesi gerekecektir:

  Başlıklar erişim noktaları olarak işlev gördüğünden, farklı olduklarından ve mevcut girişlerle çelişmediklerinden emin olmak önemlidir. Örneğin, eserleri arasında Aytaşı ve Beyazlı Kadın da bulunan İngiliz roman yazarı William Collins (1824-89) daha çok Wilkie Collins olarak bilinir. Katalogcular, halkın en çok hangi isme bakacağına ve bir kişinin isminin alternatif biçimlerini bağlamak için ayrıca bakınız referansı kullanıp kullanmayacağına karar vermelidir.

  — Mason, M.K., Purpose of authority work and files, http://www.moyak.com/papers/libraries-bibliographic-control.html

• Çapraz referanslar, katalogda görünebilecek isim veya unvanın diğer biçimleridir ve şunları içerir:

1. bkz. referanslar, konuyu tanımlayan ancak yetkili başlık biçimi lehine es geçilmiş veya kullanımdan kaldırılmış ad veya unvan biçimleridir
2. Ayrıca bkz. referanslar, adın veya unvanın izin verilen diğer biçimlerine de işaret eder. Bu ayrıca bkz. referansları genellikle bir isim veya unvanın önceki veya sonraki biçimlerine işaret eder.

• Gerekçelendirme beyanı(ları), hem izin verilen hem de izin verilmeyen formları belirlemek için kullanılan belirli bilgi kaynakları hakkında katalogcu tarafından yapılan kısa bir açıklamadır. Bazen bu, kaynağın başlığını ve yayın tarihini, adın veya başlığın o kaynaktaki yerini ve o kaynakta göründüğü biçimi belirtmek anlamına gelir.

Örneğin, 1911'den 1966'ya kadar yaşamış olan İrlandalı yazar Brian O'Nolan, Flann O'Brien ve Myles na Gopaleen gibi birçok takma adla yazmıştır. Amerika Birleşik Devletleri Kongre Kütüphanesi'ndeki katalogcular, resmi başlık olarak "O'Brien, Flann, 1911-1966" şeklindeki bir formu seçtiler.^[20] Bu örnek geçerli bir otorite kaydının üç unsurunu da içermektedir: ilk başlık O'Brien, Flann, 1911-1966, Kongre Kütüphanesi'nin otorite olarak seçtiği isim biçimidir. Teorik olarak, katalogda bu yazarın bir eserini temsil eden her kayıt, yazar başlığı olarak adın bu biçimine sahip olmalıdır. Na Gopaleen, Myles, 1911-1966 ile başlayan başlığın hemen altında yer alanlar bkz. referanslardır. Yazar adının bu biçimleri katalogda görünecektir, ancak başlık olarak değil, yalnızca transkripsiyon olarak. Bir kullanıcı kataloğu yazar adının bu varyant biçimlerinden biri altında sorgularsa şu yanıtı alacaktır: "Bkz. O'Brien, Flann, 1911-1966." Gopaleen adının bir başka yazım biçimi daha vardır: "Na gCopaleen, Myles, 1911-1966 "da fazladan bir C eklenmiştir, çünkü yazar aynı zamanda takma adının İrlandaca yazımını da kullanmıştır; burada büyük harfle yazılan C doğru kök sözcüğü gösterirken, önündeki g bağlam içindeki telaffuzunu belirtir. Dolayısıyla, bir kütüphane kullanıcısı bu yazım varyantıyla karşılaşırsa, ne olursa olsun aynı yazara yönlendirilecektir. Ayrıca bkz. referansları, bir yetkili başlıktan başka bir yetkili başlığa işaret eder, tüzel kişiler için isim yetkilendirme kayıtlarında sıklıkla görülmelerine rağmen, kişisel isim yetkilendirme kayıtları için son derece nadirdir. Bu kayıttaki His At Swim-Two-Birds ... 1939. ile başlayan son dört kayıt, ismin bu özel formunun gerekçesini oluşturmaktadır: yazarın At Swim-Two-Birds romanının 1939 baskısında bu formda yer alırken, yazarın diğer takma adları daha sonraki yayınlarda yer almıştır.

Herhangi bir bireyin yaşamı boyunca yasal olarak ismini değiştirmiş veya çeşitli yasal isimlerin yanı sıra çeşitli takma isimler, mahlaslar, sahne isimleri veya diğer alternatif isimler kullanmış olabileceği düşünüldüğünde, bir ismin tüm biçimlerini temsil edecek tek bir yetkili başlık seçme eylemi genellikle zor ve karmaşık bir iştir. Çeşitli isimleri tartışmalı siyasi veya sosyal çağrışımlara sahip olan bireyler için tek bir yetkili başlık seçmek, yetkili başlık seçiminin ilgili siyasi veya sosyal ideolojinin onaylanması olarak görülebileceği durumlarda özellikle zor olabilir.

Yetkili başlıkların kullanılmasına alternatif olarak, bir ismin çeşitli biçimlerinin belirli bir biçim onaylanmadan ilişkilendirildiği erişim kontrolü düşüncesi vardır.^[21]

Dijital çevrimiçi halka açık erişimi olan katalogların ve internetin ortaya çıkmasından önce, bir kütüphanenin otorite dosyalarının oluşturulması ve bakımı genellikle her kütüphanenin kendi kataloglama departmanları tarafından gerçekleştirilmekteydi. Doğal olarak, farklı kütüphanelerin otorite dosyalarında önemli farklılıklar vardı. Kütüphane tarihinin ilk dönemlerinde, bir kütüphanenin kataloğu içsel olarak tutarlı olduğu sürece, farklı kütüphanelerdeki kataloglar arasındaki farklılıkların çok önemli olmadığı genel olarak kabul edilmekteydi.

Kütüphaneler araştırmacıların ihtiyaçlarına daha fazla uyum sağladıkça ve diğer kütüphanelerle daha fazla etkileşime girdikçe, standart kataloglama uygulamalarının değeri anlaşılmaya başlandı. Otomatik veritabanı teknolojilerinin ortaya çıkmasıyla birlikte katalogcular, dünyanın dört bir yanındaki kütüphanelerin kataloglama bölümlerinin kayıtlarını ortak bir veritabanına aktardığı ve bu veritabanından aldığı OCLC ve Amerika Birleşik Devletleri'ndeki RLIN gibi kooperatif işbirliklerini kurmaya başladı. Bu gelişme, otorite çalışmaları için ulusal standartlara ihtiyaç duyulmasına neden oldu.

Amerika Birleşik Devletleri'nde, otorite çalışmasıyla ilgili kataloglama standartlarını korumak için birincil organizasyon, Kongre Kütüphanesi İşbirliği Kataloglama Programı himayesi altında faaliyet göstermektedir. Bu kuruluş ismi Otorite İşbirliği Programı veya NACO Otoritesi olarak bilinir.^[22]

Farklı kısaltmalar kullanan çeşitli standartlar vardır.

Otorite metaverileri için standartlar:

• Makine tarafından okunabilir formatta otorite kayıtları için MARC standards.^[23]
• Metadata Authority Description Schema (MADS), aracılar (kişiler, kuruluşlar), olaylar ve terimler (konular, coğrafyalar, türler, vb.) hakkında metadata bilgilerini sağlamak için kullanılabilecek bir otorite öğesi kümesi için bir XML şeması.
• Encoded Archival Context, ISAAR'a uygun otorite kayıtları için bir XML şeması.

Bir tanımlama otoritesi tarafından kontrol edilen nesne tanımlama standartları:

• Tüzel kişilik tanımlama sistemleri (person-IDs) ve yetkililer:
  • ISAAR (CPF) - Kurumsal Organlar, Kişiler ve Aileler için International Standard Archival Authority Record.^[24] Uluslararası Arşiv Konseyi tarafından yayınlanmıştır.^[25]
  • ISNI – Uluslararası Standart Ad Tanımlayıcısı
    • ORCID - Open Researcher and Contributor ID, bilimsel ve diğer akademik yazarları benzersiz bir şekilde tanımlamak için ISNI'nin bir alt kümesidir.
    • DAI - Digital Author Identification, ISNI'nin bir başka alt kümesi.
  • GRID – Global Research Identifier Database
  • GND - Integrated Authority File (Gemeinsame Normdatei), kişi adları, tüzel kişiler ve konu başlıkları için otorite dosyası.
  • KANTO - National Agent Data (finaf), kişiler ve tüzel kişiler için otorite dosyası.
  • LCCN – Kongre Kütüphanesi Kontrol Numarası
  • NDL – Millî Diyet Kütüphanesi
  • VIAF - Virtual International Authority File, şu anda kişisel ve kurumsal isimlere odaklanan otorite dosyalarının bir derlemesidir.
  • WorldCat/identities
• Bibliyografik nesne tanımlama sistemleri ve otoriteleri:
  • DOI – Sayısal nesne tanımlayıcısı
  • urn:lex, yerel hukuk otoriteleri tarafından kontrol edilen hukuk belgesi tanımlayıcıları için.
  • ISBN – Uluslararası Standart Kitap Numarası
  • ISSN – Uluslararası Standart Süreli Yayın Numarası
• Diğer tanımlama sistemleri (genel adlandırılmış varlıklar için) ve otoriteler:
  • GeoNames
  • TGN - Getty Coğrafi İsimler Sözlüğü

Tanımlanmış nesnelere ilişkin metaveri standartları (örnekler): vCard, Dublin Core, vb.

• Dewey Onlu Sınıflama Sistemi
• Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi
• Ontoloji (bilgi bilimi)
• ResearcherID